La gestion des bénévoles sur un évènement simplifiée grâce à Recrewteer, logiciel créé à Montpellier

L'organisation d'un gros évènement nécessite souvent l'aide de nombreux bénévoles. Les associations utilisent différents moyens pour gérer les différentes missions à leur donner : tableaux Excel et groupe Facebook. Le logiciel Recrewteer, inventé à Montpellier, permet de simplifier la gestion des bénévoles.

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Entretien avec le cofondateur de Recrewteer, Benjamin Vuitton.

Pour quel type d'événement votre logiciel peut être utile ?

On s'adresse à tout type d'événement. On va travailler dans le monde de la culture avec des festivals de musique, des festivals de cinéma, des festivals de littérature. On travaille aussi énormément avec le monde du sport, avec des événements sportifs comme des trails, des marathons, des triathlons. Pour vous donner quelques exemples, on a travaillé avec le marathon de Montpellier ou avec le Fise. On travaille également sur des événements culturels comme les Déferlantes ou les Nuits sonores.

Concrètement, comment fonctionne cette plateforme de gestion de bénévoles ?

C'est une solution logicielle qu'on met à disposition des organisateurs. Et cette solution, elle va permettre à un organisateur de gérer et de coordonner l'ensemble de ses bénévoles et de son staff sur un événement. C'est une solution qui va permettre en amont de planifier l'ensemble des missions, de créer des fiches de missions.

C'est une solution qui va permettre de recruter des bénévoles. Donc on va être capable de créer un formulaire de recrutement en fonction des besoins de l'organisateur. Et ce même formulaire, on va l'encapsuler sur le site internet de l'événement.

Une fois qu'on a récolté les candidatures, l'organisateur va être capable d'affecter facilement des bénévoles sur des missions en fonction de leurs compétences, en fonction de leurs disponibilités. Et en plus de ça, on a un module qui permet d'envoyer des SMS, des emails aux bénévoles pour toujours garder le lien avant, pendant et après l'événement.

En quoi ça simplifie la gestion des bénévoles ?

Aujourd'hui, la quasi totalité des organisateurs d'événements vont utiliser des fichiers Excel. C'est des fichiers lourds, des fichiers qui ne sont pas forcément centralisés avec d'autres équipes.

Recrewteer, c'est un outil tout en un qui va permettre de tout faire directement dans la solution et c'est un énorme gain de temps pour l'organisateur. Mais c'est également aussi un gage de qualité pour le bénévole. Parce qu'il va recevoir son planning. Il va recevoir sa fiche de mission avec l'ensemble des détails. La cartographie par exemple, quand on va travailler sur des événements sportifs. Et du coup, c'est vraiment un outil central.

Benjamin Vuitton, vous ne venez pas forcément du milieu associatif. Alors qu'est-ce-qui vous a poussé avec les autres co-fondateurs à créer Recrewteer ?

On vient du monde de la tech. Ça fait une petite quinzaine d'années qu'on travaille dans le logiciel. On a travaillé pour des start-up à Montpellier. On était plutôt destiné dans le monde de la tech et on a eu l'idée de développer cette solution un peu par hasard.

On avait un ami au club des sports de Val d'Isère qui organisait quatre gros événements dans la station qui devaient mobiliser 200-300, voire 600 bénévoles. Il y avait une problématique, il perdait énormément de temps.

C'est un travail qui était super chronophage. Ils faisaient ça avec des fichiers Excel. Ils nous ont clairement demandé si on saurait développer ce genre de solutions. C'est vraiment là où l'idée de développer la solution nous est venue quoi.

Combien ça peut coûter aux associations d'utiliser votre logiciel ? Comment ça se passe pour payer ce service ?

C'est un abonnement logiciel, un abonnement annuel. C'est un peu des offres à tiroirs. On va travailler soit sur des gros événements et ça va être un coût qui va commencer à 510 euros par an.

Et on a également ce qu'on appelle un plan communauté. Là, c'est plutôt un plan qui va permettre de créer plein de petits événements, mais d'entretenir une communauté bénévole, de savoir qui était là la semaine dernière sur le match, qui est là demain et de faire des statistiques. Pour connaître le nombre d'heures de bénévole de chaque personne. C'est un plan communauté pour créer une communauté de bénévoles fidèles et engagés aujourd'hui dans les événements. C'est un peu le nerf de la guerre.

Plus d'informations sur le site internet de Recrewteer.